ファイリングで情報管理するオフィスレイアウト
ファイリングで情報管理するオフィスレイアウト-オフィスレイアウトのヒント
デスクの上は書類が山積み、通路にはダンボール…。そんな環境では、欲しい書類をすぐに見つけられるとは思えませんし、個人情報保護の観点からも良い状況とは言えません。レイアウトも崩れるので、デッドスペースが増える元となります。
例えば、１日６分、書類探しを行ったとすると、年間では２４時間もの時間のロスになります。 スペースのムダ、作業のムダ、経費のムダ…。整理されていない職場はムダだらけと言えるでしょう。不要な書類がたまらない保管期限のルールや、検索しやすい資料の収納方法をつくることで、いつも整理された職場にすることができます。
整理整頓の基本はシンプル。
1.フォルダーやファイルに書類を案件ごとに分類。
2.お得意先ごと、案件ごとに関連性のある内容をまとめる。
3.レイアウトの段階から保管場所を決め、紛失防止のために返却ルールを決める。
4.保管期限を決めて破棄することで、不要な書類を残さないようにします。
…といっても、これがムズカシイ…。今まで曖昧にしていたようであればなおさら、なかなかキモチと作業が追いつきません。
けれど、企業を訪れたお客様の視点になって見てみるとどうでしょう。
「自分がお客様として訪れた場合、この会社から商品を買うだろうか？」
「こんなに、机上が書類であふれていて、仕事にはきめ細やかな対応をしてくれるのだろうか？」
２００５年の個人情報保護法の施行により、サーバールームの入退室管理の実施や、身近なところでは収納庫へのカギかけなど、職場のセキュリティ意識は大幅に向上し、見せるレイアウト、見せないレイアウトなど、お客様の目をこれまで以上に意識するようになりました。
個人のデスクも同じことです。個人のデスクのまわりには、守られるべき情報があふれています。身の回りを整理整頓することやファイリングのルールをつくることは、社員ひとりひとりの「情報」に対する心構えを変えることです。
ファイリング管理することはコスト削減や時間の削減だけでなく、セキュリティ対策にもつながっているのです。また、スタッフ全員が書類を確認できる状況におくことで、ミスを予防することも可能ではないでしょうか。